Conoce la estructura de FengOffice y como usarlo

6/13/2012

FengOffice es una potente solución tipo web para Intranets & Extranet.

Sus servicios y entorno esta diseñado para "Trabajo en colaboración" y se basa en 3 elementos básicos:

Workspace - áreas de trabajo.
Users – usuarios que interactúan con los Workspace.
Objects – Son los elementos como Tareas, Notas, Documentos, Eventos en calendario, entre otros.

En resumen los usuarios interactúan con los Workspace publicando en ellos objetos como Notas, Eventos, Documentos entre otros. Todos los objetos pueden compartirse o restringir su acceso desde el mismo objeto o a través de los Workspaces. Adicional FengOffice ofrece el servicio de notificación a los usuarios sobre nueva información publicada o cambios efectuados.

Como funciona FengOffice

A través de los Workspace que son áreas de trabajo se puede “representar” diferentes estructuras de organización como "Empresas y sus departamentos", "Departamentos o áreas específicas y sus dependencias", o simplemente puede ser un proyecto o tema.

Todo se organiza y se visualiza como carpetas y sub-carpetas.

Cada Workspace se le debe de definir que usuarios tiene acceso a él y serán aquellos usuarios que hayan sido agregados al sistema. Los usuarios pueden tener acceso solo de lectura o pueden ser colaboradores de contenido.

FengOffice permite a todos los usuarios interactuar con la información, publicando documentos, notas, tareas, entre otros. Esta ventaja de accesibilidad en ocasiones suele ser un problema principalmente en aquellas organizaciones donde se requiere un control en la gestión de publicación de información. Para solucionar esta situación FengOffice provee de diferentes roles los cuales los vamos a resumir en tres:

Administrador del sistema, es el usuario Administrador de toda la información y configuración del sistema FengOffice.
Administrador de Contenido, es el usuario que puede publicar información y puede administrar la información que se publica en los workspace.
Usuario general, es todo usuario que tiene acceso a FengOffice y que puede consultar y comentar sobre la información publicada pero no puede publicar información.

Existen roles intermedios sin embargo para esta manual vamos a centrarnos en tres roles.

NOTA: Todos los usuarios pueden definirse como "Administradores de contenido", sin embargo lo recomendable es definir a ciertos usuarios como los encargados de publicar información.

Los usuarios “Administradores de contenido” se encargan de publicar en los workspace objetos como documentos, notas, tareas, entre otros y de asignar a los usuarios que tendrán acceso a dicha información.

Los “Usuarios general” puede ver la información (objetos) y navegar a través de los workspace a los cuales les dieron acceso. Además podrán agregar comentarios sobre los objetos relacionados. Por ejemplo, si un documento no esta completo el usuario puede agregar un comentario indicando que es necesario agregar más información.

Ahora que tenemos claro FengOffice vamos a ver algunos casos que puede coincidir con nuestras necesidades y que podemos implementar en nuestra empresa u organización.

Caso 1 – Intranet

Se definen a uno o varios usuarios de nuestra red (LOCAL) como “Administradores de contenido” y los demás usuarios tienen únicamente definido “Usuario General”.

Veamos en detalle este ejemplo:

Los usuarios “Administradores de contenido” cada uno tiene asignado la responsabilidad de administrar su propio Workspace.
Los “Usuarios General” únicamente puede ver la información del Workspace donde fueron asignados.
Pueden existir usuarios que tienen acceso de lectura a varios workspace.
Todos los usuarios pueden comentar sobre un objeto (Nota, documento, tarea).

Caso 2 – Extranet

Cuenta con un área similar a la Intranet con la variante que se agrega un contenedor adicional donde existirán usuarios externos a nuestra LAN y que pueden publicar información en un Workspace específico y además puede algunos workspace de nuestra organización.

Veamos en detalle este ejemplo:

El usuario “Administrador de contenido” es un “Socio de Negocios”, no esta en nuestra LAN y accede a nuestro FengOffice vía Internet. El tiene un Workspace donde publica información y solo ciertos usuarios de nuestra LAN puede acceder. Además el tiene acceso al workspace “Comercialización” para consultar nada más (identificado por la linea negra punteado).
El “Usuario General” Usuario de nuestra LAN tiene acceso de consulta a el workspace “Comercialización” y además puede ver la información que publica el “Socio de Negocios” en el Workspace “Estrategia comercial Julio”. En ambos workspace puede comentar sobre la información publicada.

Basicamente es el concepto de FengOffice. Ahora viene la tarea de plasmar la estructura de nuestra organización.

El siguiente paso es “Configución y Optimización FengOffice”.